Een kandidaat die voor meerdere vacatures in aanmerking komt, heeft één kandidaatdossier nodig en een aparte procedure per vacature. Contactgegevens en algemene voorkeuren horen bij de persoon. Een kennismakingsgesprek, reactie van de opdrachtgever en vervolgactie horen bij de betreffende procedure. Een afwijzing voor één functie mag andere kansen niet automatisch afsluiten.
Voor een uitzendbureau is dat een dagelijkse inrichtingsvraag. Dezelfde werkzoekende kan belangstelling hebben voor orderpicken, productiewerk en een opdracht die later begint. Met één algemene kandidaatstatus raakt onduidelijk welk gesprek bij welke mogelijkheid hoort. Hieronder staat een praktisch ontwerp om met je CRM-inrichter door te nemen. Controleer de werking in jullie systeem; de benaming van een functie zegt nog niet wat ermee mogelijk is.
Geef kandidaat, vacature en procedure een eigen plek
Het kandidaatdossier bevat de gegevens die je niet voor iedere vacature opnieuw wilt invoeren: contactgegevens, voorkeurstaal, algemene beschikbaarheid en het vaste kenmerk waarmee je de persoon herkent. Leg bij veranderlijke informatie vast wanneer deze is bevestigd. Beschikbaarheid van vorige maand is geen nieuwe toezegging voor volgende week.
Het vacaturedossier bevat de vraag van de opdrachtgever. Denk aan werklocatie, werktijden, beoogde start en wie onduidelijkheden over de opdracht oplost. Meerdere kandidaten kunnen naar dezelfde vacature verwijzen. Laat recruiters die gezamenlijke informatie niet ieder in hun eigen notities opnieuw opbouwen.
De procedure vormt de verbinding. Hier staat hoe deze kandidaat ervoor staat bij deze vacature. Geef de procedure een eigen fase, verantwoordelijke intercedent en vervolgactie met datum. Sommige systemen noemen dit een sollicitatie, match of voordracht. Belangrijk is dat twee procedures naast elkaar kunnen bestaan zonder elkaars status te veranderen.
Leg het verschil tussen beschikbaarheid en passendheid vast
Iemand kan vanaf maandag beschikbaar zijn, maar één locatie niet op tijd bereiken voor de vroege dienst. Dat probleem hoort bij de betreffende procedure. Zet je de hele kandidaat op niet beschikbaar, dan verdwijnt die persoon ook uit beeld voor een passende middagdienst elders.
Leg per procedure minimaal het volgende vast:
- Bevestigde belangstelling voor deze specifieke vacature.
- Passendheid bij de locatie, dienst en functie-eisen.
- Huidige fase en de gebeurtenis waarop die fase is gebaseerd.
- Afspraakgegevens en terugkoppeling van deze opdrachtgever.
- Verantwoordelijke intercedent en eerstvolgende actie.
- Afsluitreden die alleen voor deze procedure geldt.
Vraag ook naar de volgorde van voorkeur. Een kandidaat kan twee opties willen bespreken en toch duidelijk één voorkeur hebben. Noteer dat als voorkeur, niet als geaccepteerde plaatsing. Verandert de voorkeur, dan moet een collega kunnen zien welke uitspraak het meest recent is bevestigd.
Werk een voorbeeld uit voordat je velden toevoegt
Neem een fictief uitzendbureau met logistieke vacatures in Tilburg en Waalwijk. Een kandidaat vindt beide interessant, heeft voorkeur voor Tilburg en is uitgenodigd voor een gesprek in Waalwijk. Vanuit Tilburg is nog geen reactie binnen. De algemene status gesprek gepland vertelt nu maar de helft van het verhaal.
Maak twee gekoppelde procedures. Tilburg staat op wachten op opdrachtgever, met een terugbelactie voor de verantwoordelijke intercedent. Waalwijk bevat het bevestigde gesprek en de voorbereiding daarop. Beide intercedenten zien de voorkeur van de kandidaat, maar werken hun eigen opdracht verder af.
Wijst Waalwijk de kandidaat af, sluit dan alleen die procedure. De aanvraag in Tilburg blijft actief. Komt er later een akkoord voor Tilburg, bekijk dan alle overige open procedures en afspraken. Sommige kunnen worden afgesloten; een bespreking over een latere, aansluitende opdracht kan nog relevant zijn.
Dit voorbeeld beschrijft een mogelijke werkwijze, geen klantresultaat. Speel het met jullie eigen fasen na en laat een collega uitleggen wat hij na iedere wijziging zou doen.
Spreek af wie het contact met de kandidaat coördineert
Twee intercedenten kunnen verschillende procedures beheren, zolang de kandidaat niet twee keer hetzelfde gesprek hoeft te voeren. Wijs iemand aan die overzicht houdt over voorkeuren, afspraken en mogelijke tegenstrijdigheden. Die persoon hoeft niet ieder contact met de opdrachtgever over te nemen.
Laat een recruiter vóór het bellen de andere actieve procedures bekijken. Eén gesprek kan twee vacatures behandelen. Werk daarna wel beide procedures afzonderlijk bij: belangstelling voor de ene vacature betekent niet automatisch belangstelling voor de andere.
Bij een Poolstalige kandidaat op een Nederlandse vestiging hoort de voorkeurstaal bij het kandidaatdossier. Een taaleis op een specifieke werkvloer hoort bij de vacature. Door die twee apart te houden voorkom je dat een praktische voorkeur onbedoeld als algemene functiebeperking wordt gebruikt.
Laat automatisering de juiste procedure volgen
Een herinnering voor een kennismaking moet de juiste vacature, locatie en afspraak noemen. Een afwijzing moet alleen de achterhaalde taken van die procedure beëindigen. Vraag de inrichter dit te demonstreren met één fictieve kandidaat en twee verschillende vacatures.
Controleer achtereenvolgens een afwijzing, een terugtrekking, een gewijzigde afspraak en een geaccepteerd aanbod. Kijk telkens wat er met de andere procedure én de geplande berichten gebeurt. Alleen een correct scherm na de wijziging is onvoldoende als er later toch een verkeerde herinnering wordt verstuurd.
Gebruik een geaccepteerde plaatsing als aanleiding voor controle. Sluit niet zonder beoordeling alle andere mogelijkheden af. Een volgende opdracht kan op een andere periode slaan. Laat de coördinator vastleggen wat met de kandidaat is afgesproken en pas daarna de betreffende procedures aan.
Voorkom dat rapportages kandidaten dubbel tellen
Drie actieve procedures van één kandidaat zijn één persoon en drie mogelijkheden. Benoem die aantallen apart op het dashboard. Wie procedures optelt als beschikbare kandidaten, geeft planners een onjuist beeld van de mensen die daadwerkelijk inzetbaar kunnen zijn.
Maak voor het werkoverleg onderscheid tussen unieke kandidaten, open procedures en personen met mogelijk botsende afspraken. Een overlap is een reden om te controleren, geen bewijs dat een kandidaat afspraken niet nakomt. Beloon het aanmaken van extra matches niet als er nog geen concrete belangstelling of actie is.
De recruitment CRM-dienst van AI JOB AGENCY draait om zulke werkbare verbanden tussen kandidaat, vacature en opvolging. Neem een geanonimiseerd procesvoorbeeld of een fictieve kandidaat mee naar een workflowgesprek om de gewenste werking vooraf vast te leggen.
Veelgemaakte fouten en korte checklist
Een compleet kandidaatdossier kopiëren voor iedere vacature levert afwijkende contactgegevens op. Eén algemene afwijzingsstatus verbergt andere kansen. Alle voortgang in één lange notitie maakt zoeken en rapporteren moeilijk. Automatisch alles sluiten na een aanbod kan een zinvol gesprek over toekomstig werk verwijderen.
Controleer vóór ingebruikname:
- Eén kandidaat is zonder kopie aan twee vacatures te koppelen.
- Iedere procedure heeft een eigen fase en vervolgactie.
- Voorkeuren en andere afspraken zijn zichtbaar voor betrokken collega's.
- Afsluiten beëindigt alleen de bijbehorende achterhaalde opvolging.
- Rapportages onderscheiden personen van procedures.
- Na een akkoord controleert iemand de overige mogelijkheden.
Veelgestelde vragen
Is iedere voorgestelde vacature meteen een procedure?
Nee. Maak onderscheid tussen een idee van de recruiter en bevestigde belangstelling. Een actieve procedure moet concrete werkzaamheden vertegenwoordigen volgens jullie afgesproken werkwijze, niet iedere theoretische match.
Kunnen verschillende vestigingen dezelfde kandidaat behandelen?
Dat kan, mits de relevante afspraken zichtbaar zijn en iemand het kandidaatcontact coördineert. Houd per procedure één verantwoordelijke voor de volgende actie, ook als collega's ondersteuning bieden.
Hoort een afwijzing bij de kandidaat of bij de vacature?
Meestal bij de betreffende procedure. Pas algemene kandidaatgegevens alleen aan wanneer de bevestigde informatie werkelijk voor andere mogelijkheden geldt. Een afwijzing door één opdrachtgever is daarvoor op zichzelf onvoldoende.
Wat doen we als het CRM maar één kandidatenpipeline heeft?
Vraag of gekoppelde procedures configureerbaar zijn en laat dit demonstreren. Gebruik tot die tijd een afgesproken registratie per vacature, met eigenaar en controle op open acties. Doe niet alsof één status meerdere onafhankelijke processen beschrijft.
Moeten we alle oude voordrachten opnieuw invoeren?
Begin bij lopend werk en de historie die nodig is om dat te begrijpen. Houd oudere dossiers beschikbaar volgens jullie bestaande gegevensbeleid. Iedere ooit besproken vacature reconstrueren helpt de huidige opvolging meestal niet verder.